Organisatieontwikkeling
Inleiding
Een moderne overheid vraagt van ons een organisatie die flexibel en wendbaar is om zowel op korte als lange termijn de goede stappen te zetten. De opgaven en de belevingswereld van de mensen in de stad zijn daarbij ons vertrekpunt. Om de organisatie direct en indirect optimaal daarbij te ondersteunen hebben we bedrijfsvoering.
Informatie
We faciliteerden een moderne werkorganisatie
De afgelopen jaren hebben we geïnvesteerd in de digitale werkplek. Iedere medewerker heeft een persoonlijk device dat past bij de werkzaamheden en de werkomgeving wordt vrijwel volledig digitaal aangeboden. Hierdoor kunnen medewerkers en de gemeentelijke organisatie overal en altijd hun werk uitvoeren, ook gedurende perioden van verplicht thuis werken.
In 2021 hebben we ook de kantooromgeving aangepast aan de veranderende situaties rond thuis en hybride werken. We hebben voorzieningen aangebracht die ook op kantoor digitaal samenwerken en digitaal overleggen ondersteunen. We hebben ervoor gezorgd dat mensen die digitaal deelnemen aan een fysiek overleg volwaardig kunnen meedoen aan het gesprek. Vanzelfsprekend hebben we hierbij ook gedacht aan de aspecten informatieveiligheid, privacy en informatiebeheer.
In 2021 zijn we verder gegaan met het digitaliseren van producten, diensten en de poststromen. Steeds meer digitale informatie wordt beschikbaar voor e Nijmegenaar. Ook het datagestuurd werken is sterk uitgebreid binnen de organisatie: er zijn verschillende dashboards (door)ontwikkeld voor alle domeinen (fysiek, sociaal, bedrijfsvoering). Hierdoor heeft de organisatie steeds meer informatie om bijtijds beleid bij te sturen en steeds meer opgavegericht te werken. De dashboards zorgen ook voor een kwaliteitsimpuls voor vastgelegde gegevens in verschillende systemen.
We verbeterden de informatieveiligheid
Door standaarden op het gebied van informatieveiligheid te gebruiken en gegevensbescherming al in de ontwerpfase een belangrijk aandeel te geven verbeterde de kwaliteit van de gemeentelijke ICT. De Nijmeegse standpunten over digitale identiteitsvoorzieningen zijn onder de aandacht gebracht bij de Rijksoverheid en inmiddels overgenomen in het nieuwe regeerakkoord. We hebben verschillende technologieën onderzocht om op een privacy-vriendelijke manier inzicht te krijgen in verkeersstromen en mobiliteit bij grote evenementen en Corona-maatregelen (van informatie-uitwisselingstechnieken op basis van 5G tot loopmatten).
De verplicht te volgen digitale leerlijnen over informatieveiligheid voor medewerkers zijn gestart om de bewustwording onder medewerkers over informatieveiligheid te bevorderen. Ook is er nu een standaard wachtwoordmanager beschikbaar voor alle medewerkers. Door genomen maatregelen zijn kwetsbaarheden in Log4j applicaties verholpen, om te voorkomen dat criminelen onze systemen hacken.
Facilitaire zaken
Het facilitair beleid is er op gericht om onze medewerkers een veilige en gezonde werkplek te bieden, ook in coronatijd. De werkomgeving hebben we in 2021 zo ingericht dat medewerkers die noodzakelijkerwijs op het werk zijn coronaproof kunnen werken. Het gedwongen thuiswerken heeft ook geleid tot nieuwe inzichten over hybride werken en een toekomstige werkomgeving. Naast het faciliteren van thuiswerkplekken en van hybride vergaderen met videotooling en videobelruimtes hebben we enkele werkomgevingen ingericht om met een nieuw kantoorgebruik te kunnen oefenen.
Met het plaatsen van toegangspoorten in de dienstgebouwen Stadhuis en Mariënbeurs en een aanscherping van het toegangsbeleid hebben we een grote verbetering aangebracht in het creëren van een veilige werkomgeving in de niet publiekelijk toegankelijke gedeeltes voor medewerkers en bestuurders.
Juridische zaken
Op het terrein van rechtsbescherming hebben we noodgedwongen via telefoon of videobellen uitvoering gegeven aan de afhandeling van bezwaren, klachten en beroepszaken. In 2021 handelden we zo 860 bezwaren en 225 klachten af. Van de bezwaren werd iets meer dan 29% informeel afgehandeld en 8,4% gegrond verklaard. Bij de klachten konden we 96,5% op informele wijze afdoen. We handelden 87,9% van de bezwaarschriften en 96,9% van de klachten af binnen de wettelijke termijn.
Met agile werkgroepen, waaraan alle juridische medewerkers hebben deelgenomen, hebben we een stevige impuls gegeven aan kwaliteitsverbetering. De onderwerpen, die passen bij een betrouwbare en oplossingsgerichte overheid, waren onder andere: online horen, informele aanpak, begrijpelijke taal, zorg voor kwaliteit, tijdige afhandeling, coördinatie inzageverzoeken AVG en de toets op de juridische kwaliteit van alle college- en raadsvoorstellen. .
Stadscontrol
Met Stadscontrol richten we ons op het versterken van de organisatiebeheersing en –sturing. Zo bereikt de gemeente met redelijke zekerheid haar vastgestelde doelen. Het gaat daarbij om het kennen en beheersen van risico’s op het terrein van wetgeving, procedures, financiën, informatie en effectief en efficiënt werken.
We versterkten de weerbaarheid en slagkracht
We versterken de weerbaarheid van de organisatie door grip te krijgen op werkprocessen, tijdig risico’s te identificeren en kansen te benutten. We voeren daarvoor onder andere procesdoorlichtingen uit.
We vergroten van onze slagkracht door verbeterslagen te initiëren en extra zekerheid te bieden over de effecten van voorstellen. We doen dit door advisering op gemeentelijke dossiers en het voeren van prestatiedialogen.
We verbeterden de vertrouwelijkheid
We coördineren en regisseren informatiebeveiligingsmaatregelen om persoonsgevoelige gegevens en bedrijfskritieke data te beveiligen. Dit doen we door het uitvoeren van audits en uitvoeren van bewustwordingstrajecten.
We bevorderden een goed openbaar bestuur
We zien toe op goed openbaar bestuur met specifiek aandacht voor integriteit en het bestrijden van fraude. De rol van Functionaris Gegevensbescherming is hier belegd om te handelen als er incidenten optreden of bepaalde patronen herhaaldelijk terugkomen.
We versterkten de leercyclus
We versterken de leercyclus binnen de organisatie door het uitvoeren van (evaluatie)onderzoeken en audits naar onder andere samenwerking, cultuur en informatiestromen. In het afgelopen jaar is dit bijvoorbeeld gebeurd binnen het fysieke domein.
Personeel
Eén van de doelen van gemeente Nijmegen is het zijn van een goede werkgever. Uit het medewerkersonderzoek van 2021 blijkt dat medewerkers de gemeente Nijmegen als werkgever gemiddeld een 7,9 geven. Om verdere invulling te geven aan goed werkgeverschap ontwikkelden we ons personeelsbeleid en personeelsinstrumenten aansluitend bij de ontwikkelingen binnen onze organisatie en in de samenleving. Hieronder beschrijven we op hoe we invulling hebben gegeven aan de afspraken uit de stadsbegroting 2021.
We zijn gestart met een pilot met het online leerplatform Studytube
Het thuiswerken of hybride werken heeft sinds de start van de corona pandemie ook bij onze organisatie een vlucht genomen. Om aan te sluiten bij het plaats- en tijdonafhankelijk werken én om leren en ontwikkelen toegankelijker te maken, zijn we in juli 2021 gestart met de pilot Studytube. Studytube is een online leerplatform met in de bibliotheek alle trainingen van NijmegenSchool, online trainingen / e-learnings en micro-learnings. Ruim 1300 medewerkers hebben al een account aangemaakt voor Studytube.
We ontwikkelden nieuwe leerinhoud
Om het leeraanbod meer af te stemmen op de ontwikkeling van de organisatie, ontwikkelden we eigen online leerinhoud. We maakten onder andere een leerlijn voor nieuwe medewerkers zodat ze beter ingewerkt worden. In 2021 zijn 140 nieuwe medewerkers gestart met deze leerlijn. Ook maakten we eind 2021 leerlijnen op het gebied van informatiebewustzijn: privacy, informatieveiligheid en informatiebeheer. Medewerkers moeten deze verplicht binnen een jaar volgen.
We bouwden verder aan versterking van ons leiderschap
We gaven een vervolg aan onze leiderschapsontwikkeling. Dat deden wij onder andere met behulp van twee bijeenkomsten voor alle 87 leidinggevenden en met tweemaal een GMT-tweedaagse. Ook organiseerden we periodiek intervisiebijeenkomsten en spiegelgesprekken. Reflecteren op en leren van eigen gedrag en acties vormt de rode draad voor deze bijeenkomsten.
We draaiden een pilot met vormvrije gesprekken in het kader van de gesprekscyclus
We hebben met 5 bureaus een pilot gedraaid met vormvrije gesprekken om daarmee ervaring op te doen. Gesprekken vanuit een gezamenlijke verantwoordelijkheid, op de toekomst gericht met ruimte om de talenten van onze medewerkers beter te koppelen aan de opgaven van de stad. Deze pilot is ondersteund met trainingen en workshops en geeft een basis voor een effectieve uitrol van deze gesprekken over de hele organisatie.
We maakten een vernieuwde notitie Oversteek
De arbeidsmarkt ziet er nu heel anders uit dan bij de invoering van Oversteek enkele jaren geleden. De vernieuwde notie Oversteek is gemaakt om aan te sluiten bij de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt, bij de ontwikkelingen binnen onze organisatie én om aan te sluiten bij de wens om structureel werk een plek te geven binnen de kaders van Oversteek. In de notitie wordt voorgesteld om te werken met drie typen resultaatopdrachten (ROP's): structurele, project en leer-ROP’s. Ook wordt voorgesteld de duur van de ROP’s in te korten tot maximaal 1 jaar om zowel medewerkers als leidinggevenden sneller duidelijkheid te kunnen geven. Tot slot is besloten te gaan werken met een mobiliteitstafel waar vraag en aanbod van werk gerichter gematcht wordt. Het maken van een vernieuwde notitie Oversteek deden we uiteraard in overleg met de vakbonden en de ondernemingsraad. In 2021 werkten we nog met de huidige regels van Oversteek, er zijn toen ruim 90 medewerkers gematcht op een ROP.
We stemden onze externe werving af op de krappe arbeidsmarkt
Voor het externe wervingsproces speelden we voortdurend in op de ontwikkelingen in de arbeidsmarkt. In 2021 hadden we 96 externe vacatures, meer dan een verdubbeling in vergelijking met 2020. Om deze vacatures succesvol in te vullen maakten we onze wervingsteksten meer op maat voor de doelgroep en maakten we effectiever gebruik van onze netwerken. We hadden speciale aandacht voor de krapte op de arbeidsmarkt en zette daar extra acties op in zoals het aansluiten bij een regionaal traineeprogramma voor het fysieke domein.
We formuleerden pijlers voor een centraal introductieprogramma
We formuleerden 4 pijlers voor een centraal introductieprogramma voor nieuwe medewerkers: Wet- en regelgeving, Nijmeegse aanpak, Kennis en Faciliteiten & Autorisaties. Deze pijlers vormen de basis voor een betere koppeling tussen alle onderdelen van het introductieproces, met als doel om onze (nieuwe) medewerkers zowel te binden als te boeien.